E-BUSINESS SYSTEM

E-business berbeda dengan e-commerce. E-business memiliki cakupan yang lebih luas, lebih dari sekedar transaksi yang menggunakan Internet, dan mengkombinasikan dengan teknologi lain dan bentuk komunikasi elektronik yang memungkinkan segala jenis kegiatan bisnis.

Istilah e-business pertama kali diciptakan oleh Lou Gerstner, CEO of IBM. Yaitu penggunaan internet, dan jaringan serta teknologi informasi yang lain untuk mendukung e-commerce, komukasi dan kolaborasi antar perusahaan menggunakan proses bisnis berbasis web, baik dalam jaringan perusahaan dengan pelanggan dan dengan mitra bisnis perusahaan.

A. CROSS-FUNTIONAL ENTERPRISE APLICATION

Merupakan aplikasi e-business yang utama dan keterkaitannya diringkas dalam arsitektur aplikasi perusahaan. Aplikasi-aplikasi ini adalah aplikasi perusahaan lintas fungsional (cross functional) yang terintegrasi seperti ERP, CRM, dan SCM.

Tujuan dari cross-functional enterprise application adalah pemanfaatan teknologi informasi untuk berbagi sumber daya dan meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari proses bisnis, dan mengembangkan strategi berhubungan dengan customer, supplier dan rekan bisnis.

Ilustrasi cross-functional business proses

Perusahaan pada awalnya menggunakan system fungsional yang ada kemudian beralih pada aplikasi cross-functional dengan melibatkan software seperti ERP, SCM, CRM dari perusahaan software semacam SAP America, Oracle dll.

Arsitektur Aplikasi Perusahaan (Enterprise Application Architecture)


Ilustrasi dari interrelationship dari cross-functional Aplikasi Perusahaan yang digunakan saat ini

Arsitektur tersebut tidak menyajikan blueprint yang detail, melaikan konseptual framework yang membantu mengvisualisasikan komponen dasar, proses dan interface dari aplikasi e-bisnis dan hubungannya satu sama lain. Serta menyoroti kepada peran dari system bisnis dalam memberikan dukungan kepada customer, supplier, rekan bisnis dan pekerja.

Enterprise Resource Planning (ERP) berkonsentrasi pada efisiensi suatu produk internal perusahaan, distribusi, dan finansial.

Customer Relationship Management berkonsentrasi pada memperoleh dan mempertahankan customer yang menguntungkan melalui marketing, sales dan service.

Partner Relationship Management berkonsentrasi pada memperoleh dan mempertahankan rekan bisnis yang dapat meningkatkan penjualan dan distribusi dari produk dan layanan.

Supply Chain Management berkonsentrasi pada pengembangan pada pembelian dan pencarian sumber yang paling efektif dan efisien dengan supplier untuk keperluan produk dan jasa.

Knowledge Management Application menyediakan pekerja dengan alat yang mendukung group collaboration dan pengambilan keputusan.

Integrasi Aplikasi Perusahaan (Enterprise Application Integration)

EAI software digunakan banyak perusahaan untuk menghubungkan beberapa aplikasi e-bisnis. Sehingga aplikasi pada front-end dan pada back-end dapat bekerja sama tanpa gangguan. Sehingga dapat memberikan respon yang cepat dan efektif dalam kegiatan bisnis dan juga tuntutan konsumen

Contoh Enterprise Application Integration

Transaction Processing System

Merupakan aplikasi cross-funtional yang memproses data yang dihasilkan dari kegiatan transaksi bisnis.

Transaksi adalah kegiatan yang muncul sebagai bagian dari kegiatan bisnis, seperti penjualan(sales), pembelian(purchases), deposit, penarikan (withdrawals), pengembalian (refunds), dan pembayaran (payments).

Sebagai contoh ketika melakukan proses penjualan kepada pelanggan dengan sistem kredit baik melalui toko ritel (offline store) maupun melalui situs e-commerce(online store). Data tentang pelanggan, produk, salesperson, toko yang menjual dll harus ter-rekam dan diproses. Kegiatan seperti ini memerlukan transaksi tambahan seperti, pengecekan kredit, tagihan pelanggan, perubahan inventaris, peningkatan saldo piutang, yang menghasilkan lebih banyak data.

Kegiatan transaksi seperti itu harus direkam dan diproses atau kegiatan bisnis akan terhenti. Karena itulah, Transaction Processing System memegang peran penting dalam mendukung operasi kebanyakan perusahaan pada saat ini.

OTPS (Online Transaction Processing System) memainkan peran yang strategis dalam kegiatan bisnis berbasis web. Banyak perusahaan yang mengandalkan internet untuk kegiatan bisnisnya, sehingga mereka mengandalkan OLTP (Online Transaction Processing). Sebagai real-time sistem, OLTP merekam dan memproses pada saat itu juga, sehingga membantu perusahaan dalam memberikan layanan lebih baik kepada pelanggannya. Kemampuan itulah yang memberikan langkah penting untuk membedakan sebuah perusahaan dengan pesaingnya.

Transaction Processing System

Ada lima tahapan Transaction Processing System

Data Entry merupakan langkah pertama dalam Transaction Processing System yang berisikan kegiatan perekaman data bisnis. Contoh kegiatan scan barcode pada saat pembelian, atau scan kartu kredit/debit untuk pembayaran

Transaction Processing pada tahap ini pemrosesan data terbagi dalam dua cara: (1) batch processing dimana data transaksi diakumulasikan dalam beberapa waktu dan diproses secara berkala, (2) real-time processing (online processing) dimana data diproses pada saat transaksi dilakukan.

Database Maintenance sebuah database organisasi harus selalu di-update oleh Transaction Processing System sehingga data yang ada akan terjaga kebenarannya dan selalu up-to-date. Karena itulah, transaction processing system berfungsi untuk membantu dalam menjaga database perusahaan dari suatu organisasi untuk mencerminkan hasil perubahan dalam transaksi bisnis sehari-hari.

Contoh penjualan kredit yang dilakukan oleh customer akan menjadikan saldo akun customer akan ditingkatkan dan jumlah persediaan yang ada akan menurun. Database maintenance menjamin bahwa perubahan tersebut akan terlihat dan terekam dalam database perusahaan

Document and Report Generation. Transaction Processing System menghasilkan beberapa jenis dokumen dan laporan. Seperti purchase order, paycheck, tanda terima penjualan, invoice, pernyataan pelanggan. Laporan transaksi dapat diambil dari list transaksi seperti daftar gaji, atau laporan yang mendeskripsikan eror yang terjadi selama proses dijalankan.

Inquiry Processing. Transaction Processing System memungkinkan pengguna untuk menggunakan internet, intranet, dan web browser ataupun database management untuk membuat pertanyaan dan memberikan respon tentang hasil kegiatan transaction processing system. Contoh pengecekan status pemesanan, saldo dalam akun rekening, stok barang dan menerima respon dari PC.

Enterprise Collaboration System (ECS)
merupakan aplikasi cross-functional yang meningkatkan komunikasi, koordinasi, dan kolaborasi antar team bisnis dan kelompok pekerja. Tujuan dari ECS adalah memungkinkan untuk bekerja bersama dengan lebih mudan dan efekti dengan mambantu untuk

Komunikasi (communicate): saling berbagi informasi
Koordinasi (coordinate): mengorganisir pekerjaan individu dan penggunaan sumber daya
Kolaborasi (collaborate): bekerja bersama secara kooperatif dalam proyek bersama.

Contoh: teknisi, business specialist dan konsultan eksternal mungkin bersatu dalam tim virtual untuk sebuah project. Tim tersebut mengandalkan intranet dan ekstranet untuk berkolaborasi melalui e-mail, videocoference, forum diskusi, dan multimedia database dari informasi kerja yang sedang dikerjakan di project website.

Tools for ECS

Electronic communication tools

Seperti e-mail, voice mail, faxing, web publishing, bulletin board systems dll

Electronic conferencing tools

Yang berguna membantu proses kolaborasi, seolah-olah mereka bekerja bersama secara langsung. Contoh Skype

Collaborative work management tools

Yang membantu mengatur kegiatan kelompok

FUNTIONAL BUSINESS SYSTEM

Merupakan beberapa jenis system informasi yang mendukung fungsi bisnis seperti accounting, finance, marketing, operations management dan human resource management.

Marketing Systems

Fungsi bisnis dari marketing adalah fokus terhadap perencanaan, promosi dan penjualan produk yang telah ada kepada pasar yang telah ada, dan pengembangan produk baru serta pasar baru yang bertujuan untuk menarik dan melayani pelanggan saat ini dan pelanggan yang berpotensial. Dengan demikian marketing memegang fungsi penting dalam kegiatan bisnis perusahaan. Perusahaan bisnis beralih ke teknologi informasi untuk membantu mereka melakukan fungsi pemasaran yang penting dalam menghadapi perubahan yang cepat dari lingkungan saat ini.

Interactive Marketing

Istilah interactive marketing diciptakan untuk menggambarkan proses pemasaran yang berfokus pada pelanggan didasarkan pada penggunaan internet dan intranet untuk membangun transaksi dua arah antara pelaku bisnis dengan pelanggannya atau pelanggan potensial.

Tujuan dari interactive marketing adalah memungkinkan perusahaan untuk menggunakan jaringannya untuk menarik dan menjaga pelanggan yang akan menjadi rekan bisnis dalam pembuatan, pembelian, dan peningkatan produk dan pelayanan. Interactive marketing memicu pelanggan untuk terlibat dalam pengembangan produk, pengiriman dan masalah layanan. Yang mungkin dilakukan dengan berbagai macam teknologi informasi termasuk chat, kelompok diskusi, form dan kuisioner, instant messaging dan e-mail.

Pada akhirnya, output yang diharapkan dari interactive marketing adalah kombinasi data vital pemasaran, ide produk baru, jumlah penjualan dan hubungan kuat dengan pelanggan.

Targeted Marketing

Targeted Marketing adalah peralatan yang penting dalam pengembangan iklan dan strategi promosi untuk memperkuat inisiatif e-commerce perusahaan, sebaik lokasi bisnis tradisional. Targeted marketing memiliki lima komponen

Community : Perusahaan dapat menyesuaikan pemasaran webnya dan metode promosi untuk menarik masyarakat dalam komunitas yang spesifik

Contoh : mereka dapat menjadi komunitas hobby, misal komunitas pecinta olahraga dll

Content : Iklan, seperti electronic billboards atau banner, dapat diletakan di beberapa website yang terpilih, atau sebagai tambahan ke website perusahaan

Context : Iklan hanya muncul di halaman web yang relevan dengan isi sebuah produk atau jasa.

Demographic/Psychographic : Upaya pemasaran web dapat ditujukan hanya untuk jenis atau golongan orang tertentu.

Online Behaviour : Upaya pengiklanan dan promosi dapat disesuaikan dengan setiap kunjungan situs oleh masing-masing individu.

Sales Force Automation

Peningkatan komputer dan internet menyajikan dasar untuk sales force automation. Di beberapa perusahaan, sales force dilengkapi dengan notebook computer, web browser dan software sales contact management yang terhubung kepada website pemasaran di internet dan intranet. Gunanya tidak hanya meningkatkan produktivitas sales, tetapi juga meningkatkan kecepatan perekaman dan analisa data penjualan dari lapangan ke manager pemasaran di perusahaan. Sebagai balasannya, pemasaran dan managemen penjualan diijinkan untuk meningkatkan pengiriman informasi dan dukungan mereka kepada salespeople. Dengan demikian banyak perusahaan melihat sales force automation sebagai sebuah jalan untuk meningkatkan keuntungan yang strategis dalam produktivitas penjualan dan pemasaran yang responsif.

Contoh Sales Force Automation

Manufacturing System

Manufacturing Information System mendukung fungsi operasi/produksi termasuk semua kegiatan yang berkonsentrasi pada perencanaan dan kontrol dalam proses produksi barang ataupun jasa. Fungsi operasi/produksi berkonsentrasi pada managemen proses operasi dan sistem dari seluruh bisnis perusahaan. Sistem informasi digunakan untuk managemen operasi dan dukungan pada proses transaksi seluruh perusahaan termasuk perencanaan, pengawasan, pengontrolan inventory, pembelian dan sirkulasi dari barang dan jasa. Oleh karena itu, perusahaan di bidang transportasi, grosir, ritel, financial dan jasa harus menggunakan sistem informasi operasi/produksi untuk merencanakan dan mengontrol kegiatan operasi mereka.

Computer Integrated Manufacturing

Merupakan sebuah jenis manufacturing information system, kebanyak menggunakan aplikasi berbasis web yang digunakan untuk mendukung computer integrated manufacturing (CIM). CIM adalah konsep keseluruhan yang menekankan pada tujuan sistem berbasis komputer pada pabrik harus :

Menyederhanakan (simplify/reengineer) kegiatan produksi, desain produk, dan organisasi pabrik sebagai landasan vital untuk otomatisasi dan integrasi
Automatisasi (automate) proses produksi dan fungsi bisnis yang didukung dengan komputer, mesin dan robot
Integrasi (integrate) seluruh produksi dan mendukung proses menggunakan jaringan komputer, aplikasi bisnis cross-functional , dab teknologi informasi lain

Tujuan keseluruhan dari CIM dan sistem informasi pabrik lain adalah untuk membentuk proses manufacture yang fleksible dan cekatan serta dapat memproduksi produk dengan efisien dengan kualitas terbaik.

Sistem Informasi Pabrik membantuk perusahaan menyederhanakan, mengautomatisasikan, dan mengintegrasikan kegiatan yang dibutuhkan untuk memproduksi barang.

Sebagai contoh, komputer digunakan untuk membantu pekerja mendesain produk lebih baik dengan menggunakan sistem Computer-Aided Design (CAE) dan Computer-Aided Design (CAD), dan proses produksi yang lebih baik dengan menggunakan Computer-Aided Process Planning. Mereka juga digunakan untuk membantu perencanaan jenis material yang dibutuhkan dalam proses produksi, yang dikenal dengan Material Requirements Planning (MRP), dan untuk mengintegrasikan MRP dengan jadwal produksi dan pengoperasian toko yang dikenal dengan Manufacturing Resource Planning.

Computer-aided Manufacturing (CAM) adalah sistem yang digunakan untuk mengautomatisasi proses produksi.
Manufacturing Execution System (MES) adalah sistem pemantauan kinerja untuk wilayah operasi pabrik. MES memantau, melacak dan mengontrol lima komponen penting salam proses produksi : material/bahan, peralatan, personil, instruksi dan spesifikasi, fasilitas produksi. MES mencakup penjadwalan wilayah produksi dan kontrol, kontrol mesin, kontrol robot dan kontrol proses.
Process Control adalah penggunaan komputer untuk mengontrol proses fisikal yang sedang berjalan. Misalkan perubahan suhu, perubahan tekanan udara yang dirubah dari analog ke digital.
Machine Control adalah penggunaan komputer untuk mengontrol kegiatan mesin.

Human Resource System

Fungsi Human Resource Management meliputi perekrutan, penempatan, evaluasi, kompensasi dan pengembangan pekerja dari sebuah perusahaan. Tujuan dari HRM adalah penggunaan sumber daya manusia yang efektif dan efisien di perusahaan. Human Resource Information System (HRIS) didesai untuk mendukung :

Perencanaan untuk mendukung kebutuhan personel
Pengembangan potensi pekerja secara penuh
Mengontrol program dan kebijakan seluruh personel
Pada dasarnya bisnis menggunakan sistem informasi berbasis komputer untuk :
Menghasilkan laporan penggajian
Menjaga record personel
Menganalisa penggunaan personel dalam operasi bisnis
Banyak juga perusahaan yang mengembangkan HRIS untuk :
Rekrutmen, seleksi dan penunjukan
Penempatan kerja
Penilaian performa
Analisa keuntungan pegawai
Training dan pengembangan
K3

Dengan adanya internet juga membawa perubahan dalam HRM. Sebagai contoh online HRM merekrut karyawan melalui website perusahaan.

Dengan intranet memungkinkan perusahaan untuk menggunakan aplikasi HRM didalam jaringan intranet perusahaan. Intranet memungkinkan HRM department untuk menyajikan layanan non-stop kepada pelanggannya yaitu pekerja. Juga mampu meberikan informasi yang lebih cepat. Dengan intranet HRM juga dapat mengumpulkan informasi pekerja secara online, juga memungkinkan manager dan pekerja untuk mengerjakan tugas HRM dengan interverensi yang sedikit dari HRM management.

Contoh aplikasi intranet yang berkaitan dengan human resources adalah employess self-service (ESS). Aplikasi ini memungkinkan pekerja untuk melihat informasi gaji, tunjangan, cuti dll. Pekerja juga dapat mengubah informasi pribadinya. Kelebihan yang lain adalah perusahaan dapat memberikan modul untuk training yang dapat diakses oleh pekerja.

Accounting System

Sistem Informasi Akunting sistem informasi paling tua dan paling sering digunakan dalam kegiatan bisnis. Sistem merekan dan melaporkan transaksi bisnis dan kegiatan ekonomi lain.

Yang termasuk dalam accounting system termasuk proses pesanan, kontrol inventori, piutang dagang, hutang dagang, gaji dan sistem jurnal umum.

Proses Pesanan (Order Processing)
Merekan dan memproses pesanan pelanggan dan menghasilkan data untuk kontrol inventori dan piutang dagang
Kontrol Inventori (Inventory Control
Menunjukan proses perubahan data di inventori dan menyediakan pengiriman
Piutang Dagang (Account Receivable)
Merekam hutang dari pelanngan dan menghasilkan invoices, rekening bulanan pelanggan dan laporan kredit management
Hutang Dagang (Account Payable)
Rekaman dari pembelian, jumlah yang harus dibayarkan, pembayaran ke suplier, dan menghasilakn laporan keuangan management.
Penggajian (Payroll)
Merekam hasil pekerja dan data kompensasi, memproduksi hitungan penggajian dan dokumen serta laporan gaji.
Jurnal Umum (General Ledger)
Menggabungkan data dari sistem akuntansi lain dan menhasilkan laporan keuangan berkala serta laporan bisnis

Financial Management System

Sistem Management Finansial yang berbasis komputer mendukung bisnis manager dan para profesional dalam pengambilan keputusan untuk :

Pendanaan Bisnis

Alokasi dan kontrol sumber keuangan dalam bisnis.

Sistem managemen finansial yang utama termasuk managemen dana tunai dan investasi, penganggaran modal, perkiraan keuangan, dan rencana keuangan

Sebagai contoh penganggaran modal (Capital Budgeting) dalam prosesnya melibatkan evaluasi dari keuntungan dan dampak keuangan dari pengeluaran modal yang diusulkan. Proposal pembelanjaan jangka panjang untuk fasilitas dan peralatan dapat dianalisa menggunakan teknik evaluasi rasio laba bersih terhadap biaya (Return on Investment/ ROI) . Aplikasi ini memanfaatkan banyak model spreadsheet yang menggabungkan analisis nilai sekarang dari arus kas yang diharapkan serta analisa kemungkinan risiko untuk menentukan campuran optimal dari bisnis proyek modal.

Analis financial juga menggunakan spreadsheet elektronik dan software perencanaan financial lain untuk mengevaluasi performa financial saat ini dan yang direncanakan dalam sebuah bisnis. Mereka juga mebantu menentukan kebutuhan financial dari bisnis dan menganalisa metode alternative lain. Analis financial menggunakan perkiraan keuangan yang berkonsentrasi pada situasi ekonomis, operasi bisnis, tipe financial yang ada, suku bunga, dan saham serta harga obligasi untuk mengembangkan rencana financial yang matang.